El sector educativo como líder de la transformación digital

Las escuelas y universidades tienen en sus manos la transformación más rentable y menos aprovechada del país

En agosto de 2020, prácticamente todas las escuelas de México hicieron en tres semanas lo que sus consejos directivos llevaban una década discutiendo. Maestros que juraban no entenderle a la tecnología montaron aulas virtuales. Coordinadores académicos que pedían todo impreso empezaron a recibir tareas en plataformas. Directores que nunca habían tomado una videollamada dirigieron consejos técnicos por pantalla. Fue improvisado, fue desgastante y en muchos casos fue malo. Pero demostró algo que debemos recordad, el sector educativo es capaz de cambiar rápido cuando entiende que no hay opción. Lo que pasó después es lo verdaderamente revelador. En cuanto se pudo, casi todas volvieron exactamente a como estaban. Las plataformas quedaron abandonadas, los expedientes regresaron a los archiveros y las inscripciones volvieron a hacerse en filas de padres de familia con talonarios.

Un sector que no puede permitirse operar a ciegas

Los números de la educación mexicana describen una industria bajo presión financiera y operativa severa. La Secretaría de Educación Pública reconoció en 2026 que tres de cada diez estudiantes que ingresan a una licenciatura abandonan durante el primer año, tanto en universidades públicas como privadas. La organización Educación con Rumbo contabilizó cerca de 994 mil alumnos que dejaron sus estudios en el ciclo 2024-2025, con la educación media superior como el nivel más golpeado. Y el IMCO ha documentado que apenas 46 de cada 100 alumnos que entran a primaria concluyen el bachillerato.

Traduzca eso a la lógica de un colegio o una universidad particular. Cada alumno que se va representa colegiaturas perdidas por el resto de su trayectoria, un costo de captación que no se recuperó y un lugar vacío que difícilmente se llenará a mitad de ciclo. La deserción es, para una institución educativa, exactamente lo que la rotación de clientes es para cualquier empresa, la métrica que define si el negocio crece o se desangra.

Las instituciones no la ven venir, detectan la deserción cuando el alumno ya no se inscribió al siguiente ciclo, semanas o meses después de que la decisión se tomó. Sin embargo, las señales estuvieron ahí todo el tiempo, inasistencias, calificaciones bajas, pagos que empiezan a llegar tarde, señales dispersas entre el sistema de control escolar, la plataforma académica y una hoja de cálculo de la coordinación de finanzas que nadie cruza con las otras dos.

Lo que se puede automatizar sin tocar lo importante

Sé que en educación la palabra automatización genera desconfianza, y la desconfianza tiene razón de ser. Este es el sector más humano de todos, lo que ocurre entre un maestro y un alumno no se optimiza, no se digitaliza y no se sustituye. Pero seamos honestos sobre en qué se le va el día a un maestro y a un director de escuela en México. En pasar lista y capturarla dos veces. En llenar formatos para la autoridad educativa. En perseguir documentos de inscripción incompletos. En elaborar boletas. En atender a padres que llaman para preguntar algo que podrían consultar solos. En cuadrar pagos contra recibos. En buscar el expediente de un alumno de hace seis años en una bodega. Nada de eso es educar. Todo eso es trabajo administrativo que consume el tiempo y la energía de la gente que contratamos precisamente para hacer lo otro.

El expediente digital del alumno, con su historial académico, sus documentos, sus pagos y su trayectoria completa desde el primer día, elimina de golpe una porción enorme de ese trabajo, y de paso resuelve un problema que las instituciones suelen descubrir tarde, la obligación legal de conservar, proteger y poder exhibir documentación de alumnos por años, incluyendo datos personales de menores de edad. Un archivero con candado ya no es una medida de seguridad razonable, y ninguna certificación seria lo acepta como tal.

A eso agreguemos la administración del campus, inscripciones en línea sin filas, cobranza con conciliación automática, control de aulas y laboratorios, comunicación con padres por canales trazables, y aulas virtuales que dejen de ser el recuerdo de la pandemia para volverse una extensión real de la oferta educativa.

La rentabilidad de las instituciones

Las instituciones educativas que han hecho este trabajo con seriedad reportan mejoras en tres frentes al mismo tiempo, y ese es precisamente el punto que quiero dejar sobre la mesa. Bajan sus costos administrativos, porque dejan de pagar horas-persona por capturar información dos veces y por buscar papeles. Aumentan sus ingresos, porque retienen más alumnos y porque una experiencia de inscripción sin fricción convierte mejor a los interesados en matriculados. Y mejoran su calidad académica, porque el maestro recupera horas de su semana y porque, por primera vez, la dirección académica puede ver con datos qué materias reprueban más, qué grupos van rezagados y qué intervenciones funcionaron.

Es de los pocos casos dentro de las diferentes industrias donde la eficiencia operativa y la misión institucional apuntan en la misma dirección. Un colegio que automatiza su administración no se vuelve menos humano; se vuelve más humano, porque libera a sus personas para hacer lo que solo las personas pueden hacer.

El obstáculo no es el presupuesto

Cuando planteo esto en el sector, la objeción inmediata es económica. Y sí, hay instituciones con carencias reales, pero en colegios y universidades particulares, y en instituciones públicas de nivel medio superior y superior con presupuesto operativo, el obstáculo casi nunca es el dinero. Es que la tecnología se compra por pedazos y sin estrategia, una plataforma para calificaciones, otra para cobranza, otra para comunicación con padres, un sistema de control escolar heredado de hace quince años, y todo unido con exportaciones a Excel que alguien hace los viernes. El resultado es una institución con cinco sistemas y ningún dato confiable.

También es, hay que decirlo, un problema de gobierno interno. En muchas escuelas la decisión tecnológica la toma quien lleva el área de sistemas, que suele ser una persona con dos manos y treinta pendientes, sin mandato para rediseñar procesos ni autoridad para pedirle a la coordinación académica que cambie su forma de trabajar. Un proyecto así no lo puede cargar el área de sistemas. Lo tiene que cargar la dirección general.

Una ventaja que no va a durar para siempre

Quiero cerrar con la razón por la que insisto tanto con este sector en particular. Las escuelas y universidades tienen una condición que casi ninguna otra industria tiene, su gente ya sabe aprender, y sabe enseñar. La resistencia al cambio que en una fábrica o en una constructora toma años de gestión, en una institución educativa se resuelve con formación bien diseñada, porque formar es literalmente lo que esa organización sabe hacer. Súmemosle que su información es mucha, trayectorias, desempeño, comportamiento, pagos y que su relación con el usuario es de años, no de transacciones sueltas. Es un terreno excepcionalmente fértil para la tecnología.

La ventaja, sin embargo, tiene fecha. Cada ciclo escolar que una institución opera a ciegas es un ciclo de alumnos que se fueron sin que nadie supiera por qué, de maestros que gastaron su semana en formatos y de decisiones tomadas con la intuición del director o del administrador, en lugar de la evidencia de la institución y de los datos.

Ninguna escuela cierra por no digitalizarse. Simplemente se va quedando con menos alumnos, más papeleo y menos tiempo para lo único que justifica su existencia, enseñar.